Unsichtbare Unordnung: Dokumente Strukturieren

Untertitel: Wie du Herr/Frau über deinen Papierkram wirst

Etwas, das beim Ausmisten immer wieder vergessen wird, ist die digitale Unordnung. Ich nenne sie auch gerne unsichtbare Unordnung. Allerdings mag sie zwar unsichtbar, oder besser gesagt nicht physisch sein, aber sie kann einem im Alltag doch schnell die Nerven rauben. Oder eben Geld.

Wo du genau suchen musst, um deine unsichtbare Unordnung zu finden und wie du nach dem Aufräumen besser vorbeugst, möchte ich gerne mit dir teilen. In diesem ersten Teil widmen wir uns erstmal deinen digitalen Dokumenten.

Das Nachhaltigkeits 101Zum Download

Im Nachhaltigkeits 101 habe ich die wichtigsten Tipps zusammen gefasst mit denen jeder starten kann.

Was ist digitale bzw. unsichtbare Unordnung?

Als digitale Unordnung gilt zunächst alles was sich auf deinem Handy, deinem PC oder in der Cloud befindet (oder für die altmodischen auf der externen Festplatte). Diesen dingen widmen wir uns diese Woche.

Aber, und das ist der wirklich interessante Punkt, eben auch die unzähligen E-Mail Adressen, Konten, Vereinsmitgliedschaften, Zeitschriftenabonnements, Passwörter, Telefonnummern, Newsletter usw. Darum kümmern wir uns nächste Woche, wenn du die Grundlagen geschaffen und einen Überblick hast.

Da kann sich jedenfalls so einiges ansammeln, glaub mir.

Oft ist es auch sinnvoll solche Dinge loszuwerden, denn sie kosten meist auch noch Geld. Und oft bemerken wir das noch nicht mal, weil diese oft kleinen Zahlungen in der Flut an Abbuchungen untergehen.

Außerdem ist es schwer den Überblick zu behalten, was du wofür benutzt. Vier unterschiedliche E-Mail-Adresse, die mehr oder weniger zufällig mit unterschiedlichen Konten verknüpft sind und dazu unterschiedliche Passwörter verwenden, machen das Leben ganz schön anstrengend…

Und was kann man jetzt am besten dagegen tun? Fangen wir doch zunächst mit den einfacheren Dingen an: Ausmisten und Sortieren der Daten auf Handy, Laptop, PC, Cloud und Co.

Einscannen

Vorab noch ein Wort zu Dokumenten im Allgemeinen: Es ist nicht notwendig alles immer in Papierform aufzubewahren. Bei den meisten Dokumenten reicht es, sie in gescannter Form zu behalten.

Glücklicherweise hat man heute schon die Möglichkeit Kontoauszüge, Versicherungsunterlagen und sogar Lohnbescheide digital zu erhalten. Falls du also noch einen ganzen Urwald an Ordnern mit Dokumenten zu Hause rumstehen hast, dann informiere dich mal, was du wirklich alles aufbewahren musst und was davon dann eingescannt aufbewahrt werden kann. Für vieles gibt es nämlich Vorgaben, wie lange man etwas behalten sollte.

Ich scanne prinzipiell alle wichtigen Unterlagen. Die besonders wichtigen bewahre ich dann zusätzlich in Papierform auf.

Speicher­verwaltung

Zunächst einmal ist es sinnvoll sich einen Haupt- und einen Backupdatenträger zu überlegen. Ich würde empfehlen, dass dein heimischer PC/Laptop dein Hauptdatenträger ist, auf dem deine Daten gespeichert sind. Als Backup kannst du dann deine Daten in die Cloud sichern.

Diese Lösung würde ich besonders für alle sehr wichtigen Daten, wie deine privaten Dokumente, Bankunterlagen, Rechnungen, Verträge, Versicherungsunterlage usw. empfehlen.

Von der Cloud aus, ist es auch ganz einfach möglich an Daten zu kommen, die du auf deinem Handy benötigen könntest. Falls du Daten nicht unbedingt auf deinem Handy brauchst, würde ich dir empfehlen diese nur bei Bedarf runterzuladen. Du kannst auch für eine Reise vorher alle wichtigen Daten vom heimischen WLAN auf dein Handy runterladen, damit du unterwegs immer dran kommst.

Eine maßgeschnei­derte Ordnerstruktur

Wenn du dich für eine Lösung entschieden hast, wird es Zeit für eine Ordnerstruktur. Diese hilft dir den Überblick zu bewahren und Dokumente schneller zu finden und einsortieren zu können.

Eine gute Ordnerstruktur ist dabei ganz auf dich abgestimmt. Sie soll DEINE individuellen Daten am besten zugänglich für DICH machen. Als Denkanstoß hier trotzdem mal ein Blick in meine Ordnerstruktur:

01 - Dokumente
02 - Studium
03 - Ebooks
04 - MinimalWaste
… Löschen 2020

Zwei Dinge:

1. Ich nummeriere meine Ordner, damit die wichtigsten ganz oben stehen und die kaum genutzten ganz unten. Außerdem benutze ich für meine Daten Google Drive. Das heißt ich kann meinen Ordnern zusätzlich auch noch Farben zuweisen. Thematisch zusammengehörende Ordner haben die gleiche Farbe (wie Studium und Ebook, weil das beides mit Bildung zu tun hat).

2. Ich habe eine separaten Ordner für Dinge, die ich wahrscheinlich sowieso nicht mehr brauche, die ich aber trotzdem die nächsten Jahre noch aufheben sollte. Dazu zählen alte Mietverträge, Unterlagen für alte Bankkonten, alte Rechnungen, usw.

Solche Dokumente sollte man mindestens noch 3 Jahre aufheben, wird sie aber in meisten Fällen auch in dieser Zeit nicht brauchen. Deshalb kommen sie an einen separaten Ort, werden sozusagen archiviert, damit sie mir die wichtigen Sachen nicht zumüllen.

Die Ordner selbst sind natürlich auch wieder unterteilt. Hier ein Beispiel Anhand meines Dokumenten Ordners:

• Bank
• Jobunterlagen
  01 - Wichtige Unterlagen
  02 - Zeugnisse
  03 - Steuern
  04 - Arbeitgeber 3
  05 - Arbeitgeber 2
  06 - Arbeitgeber 1
• Mobilität
  Book’n’Drive
  Call-a-Bike
  Deutsche Bahn
• Rechnungen
• Versicherungen
  01 - Krankenversicherung
  02 - Private Haftpflichtversicherung
  03 - Rechnungen
• …

Einsortieren

Nun, da die Ordnerstruktur besteht, können alle Daten einsortiert werden. Mach dich nicht verrückt, wenn du dir zwischendurch nochmal überlegst, Dinge anders zu machen. Das ist alles ein stetiger Prozess.

Am Ende des Einsortierens solltest du zumindest etwas haben, in dem du einfacher Dinge wiederfindest. Das alles soll dir den Alltag leichter machen. Wenn es das schafft, Ziel erreicht!

Achte beim Einsortieren darauf, dass du wirklich alle deine Dokumente einsortierst. Schau also auch auf dem Desktop oder in anderen Ordnern nach (der Download-Ordner ist sehr beliebt für sowas), auf USB-Sticks, auf dem Handy und versuche so alles an einem Platz zu sammeln. Das kann ein wenig dauern, aber der Aufwand lohnt sich!

Jedenfalls, das Einsortieren. Auch meine Dokumente benenne ich nach einem bestimmten Schema. Ich stelle das Datum in der Form JJJJ-MM-TT dem Dokumentennamen voran. Hier ein fiktives Beispiel: 2017-05-04 - Rechnung XY.

Das hat den Vorteil, dass deine Dokumente schöner geordnet aussehen, was ja auch immer nett ist. Aber vor allem auch, dass du unterschiedliche Versionen von Versicherungspolicen, Arbeitsverträgen, Lohnbescheiden oder Rechnungen einfach auseinanderhalten und zuordnen kannst.

Ausmisten

Jetzt kommt der spaßige Teil - Ausmisten!

Dabei solltest du nicht nur deine jetzt 1A sortierten Dokumente durchgehen, sondern auch die Programme auf deinem PC/Notebook und Handy.

Meinen Desktop auf dem Notebook und meinen Homescreen auf dem Handy halte ich immer frei von Programmen und Apps (ebenso von Dateien). Diese habe ich auch lieber an einem Ort, nämlich dem Menü. Auch hier ist die Devise wieder: Wenn alles an einem Ort ist, muss man nur an einem Ort suchen.

Programme und Apps gehe ich regelmäßig durch und deinstalliere die, die ich nicht nutze. Das ist besonders beim Handy wichtig, denn man lädt sich schnell mal ein Spiel oder eine App runter, die man einfach mal ausprobieren möchte. Nur um dann zwei Monaten später festzustellen, dass man sie ja noch auf dem Handy und trotzdem nicht benutzt hat. Also, weg damit. Du kannst sie jederzeit wieder installieren, falls du sie brauchst!

Ich hoffe dieser Post war hilfreich für dich. Hier findest du noch die versprochene Checkliste zum einfachen Abarbeiten:

Runterladen von Dokumente strukturieren: So wird’s richtig gemacht! Dateigröße: 34 kb , Dateityp: PDF

Nächste Woche geht es dann mit Bankkonten, E-Mail Adressen und Abos weiter, also dem richtig, wirklich nervigen Kleinkram. Aber ich verspreche dir, danach wirst du dich gut fühlen und viel mehr Überblick über deine Finanzen und Daten haben. Bis dahin,

- Sarah